Cette page explique, simplement, quelles informations personnelles l'Application utilise, pourquoi, pendant combien de temps, et quels sont vos droits.
1. Qui est responsable de vos données ?
Le responsable du traitement est l'Escalade Club Bulgnéville, 105 rue de l'Hôtel de Ville, 88140 Bulgnéville, SIRET 830 472 171 00016. Contact : contact@ec-bulgneville.fr.
L'Application est éditée par AdiouDev (475 rue du Faney, 88140 Bulgnéville, SIRET 130 991 680 00013), qui agit pour le compte du Club en assurant son fonctionnement et sa maintenance.
2. Pourquoi utilisons-nous vos données ?
- vous identifier et vous connecter (lien envoyé par e-mail) ;
- gérer les droits d'accès de chacun (bénévoles, responsables, adhérents en consultation) ;
- suivre les contrôles, inventaires et signalements de problèmes sur les EPI, et savoir qui a fait quoi ;
- vous envoyer les e-mails de service : lien de connexion, réponse à un signalement, alertes et rappels (contrôle, fin de vie du matériel) ;
- assurer la sécurité de l'Application (journal des actions, appareils reconnus, limitation des tentatives).
Vos données ne sont ni vendues, ni utilisées pour de la publicité ou du profilage.
3. Quelles données, et d'où viennent-elles ?
| Données | Personnes concernées | Origine |
|---|---|---|
| Adresse e-mail, nom, rôle, droits, statut actif, date de dernière connexion | Bénévoles et responsables | Saisies par un administrateur du Club |
| Adresse e-mail, nom, état d'adhésion (à jour ou non) | Adhérents | Liste importée depuis l'outil de gestion des adhésions du Club (Intraclub), sans autres informations d'adhésion |
| Nom de l'appareil de connexion, identifiant technique, dates de création et de dernier usage | Tous les utilisateurs | Créées à la connexion |
| Historique des contrôles et inventaires (qui, quand, résultat, remarque) | Contrôleurs et responsables | Saisi par vous |
| Signalements de problèmes (adresse e-mail de la personne, date, description, urgence, suites données) | Toute personne qui signale | Saisis par vous |
| Journal des actions (qui, quand, quelle action) | Utilisateurs connectés | Enregistré automatiquement |
Les fiches d'équipements (type, marque, numéro de série, dates, photos du matériel) ne sont pas des données personnelles, sauf si un nom y est inscrit (par exemple un responsable de matériel). N'y saisissez pas d'informations sans rapport avec le matériel.
Nous ne collectons aucune donnée sensible (santé, opinions, etc.) ni de géolocalisation. L'accès à la caméra, lorsque vous scannez un QR code, sert uniquement à lire le code : aucune image n'est enregistrée.
4. Sur quelle base légale ?
- Intérêt légitime du Club : suivre l'état et les contrôles de son matériel, pour la sécurité de ses pratiquants, et gérer les accès à l'outil (article 6.1.f du RGPD) ;
- Exécution du lien d'adhésion : l'accès des adhérents en consultation est un service lié à leur adhésion (article 6.1.b) ;
- Obligation de sécurité du Club vis-à-vis de ses pratiquants, qui justifie la conservation de l'historique des contrôles (article 6.1.c et f).
5. Qui voit vos données ?
- les administrateurs et responsables du Club, dans la limite de leurs droits ;
- les contrôleurs voient les contrôles et signalements des branches qui leur sont ouvertes ;
- les adhérents ne voient que les fiches d'équipements en consultation : ils ne voient ni l'identité des contrôleurs, ni les signalements des autres ;
- l'éditeur (AdiouDev), pour la maintenance de l'Application, sur demande du Club ;
- nos sous-traitants techniques (voir article 7).
Aucune donnée n'est transmise à d'autres tiers, sauf obligation légale.
6. Combien de temps conservons-nous vos données ?
| Données | Durée de conservation |
|---|---|
| Compte d'un bénévole ou responsable | Tant que la personne est active ; après désactivation, 12 mois puis suppression ou anonymisation (l'historique des contrôles est conservé sans lien nominatif si la personne le demande) |
| Adhérents (e-mail, nom, état d'adhésion) | Pendant l'adhésion ; 12 mois après la fin d'adhésion, puis suppression |
| Appareils de confiance | 30 jours (bénévoles et responsables) ou 90 jours (adhérents) après la connexion, puis expiration ; suppression des appareils inactifs après 12 mois |
| Liens de connexion | 15 minutes, usage unique |
| Historique des contrôles et inventaires | Pendant la durée de vie de l'équipement, puis 5 ans après sa mise au rebut |
| Signalements de problèmes | 5 ans après leur clôture |
| Journal des actions | 12 mois |
Ces durées sont adaptées à la sécurité du matériel d'escalade et pourront être ajustées par le Club ; la version en vigueur est celle publiée ici.
7. Où sont stockées vos données ? Sous-traitants
- Google Workspace (Google Ireland Limited) : stockage des données (tableur et dossiers du Club), serveur de l'Application et envoi des e-mails. Les données sont hébergées dans l'espace Google du Club, protégé par des comptes d'administration restreints.
- Cloudflare : diffusion de la page web de l'Application sur le domaine du Club. Cloudflare peut traiter des informations techniques de connexion (adresse IP) pour assurer l'acheminement et la protection du site.
Ces prestataires peuvent traiter des données hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis. Ces transferts reposent sur des garanties prévues par le RGPD (décision d'adéquation « Data Privacy Framework » et/ou clauses contractuelles types). Le Club n'a pas d'autre sous-traitant pour cette Application.
8. Cookies et stockage sur votre appareil
L'Application n'utilise aucun traceur publicitaire ni outil de mesure d'audience. Elle enregistre uniquement dans votre navigateur ce qui est nécessaire à son fonctionnement :
- un jeton de session signé, qui prouve que votre appareil est reconnu (30 ou 90 jours) ;
- quelques préférences d'affichage et, le cas échéant, une copie temporaire de données pour fonctionner plus vite.
Ces éléments étant strictement nécessaires au service, ils ne demandent pas de consentement. Vous pouvez les supprimer en vous déconnectant ou en vidant les données du site dans votre navigateur ; vous devrez alors vous reconnecter par e-mail.
9. Comment protégeons-nous vos données ?
- connexion par lien e-mail à usage unique, sans mot de passe à voler ;
- jeton signé, lié à un appareil que l'administrateur peut révoquer ;
- droits par utilisateur et par branche de l'arborescence ;
- limitation des tentatives de connexion ;
- journal des actions, base de données accessible uniquement à deux administrateurs du Club ;
- échanges chiffrés (HTTPS).
En cas de violation de données susceptible de vous concerner, le Club en informe la CNIL et les personnes concernées dans les conditions prévues par la loi.
10. Quels sont vos droits ?
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition au traitement de vos données, ainsi que, dans certains cas, d'un droit à la portabilité. L'effacement peut être limité pour l'historique des contrôles de sécurité que le Club a intérêt et obligation de conserver ; il peut alors être rendu non nominatif.
Pour exercer ces droits, écrivez au Club : contact@ec-bulgneville.fr. Une réponse vous est apportée dans un délai d'un mois. Une pièce d'identité peut être demandée en cas de doute sur votre identité.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr/fr/plaintes (3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07).
11. Modification de cette politique
Cette politique peut évoluer. La version en vigueur est celle publiée dans l'Application, avec sa date.